983 просмотра

Удаленка: как работать эффективно

Автор: Анна Сосновая, 30/04/2020
Анна Сосновая, основатель бизнес-школы ассистентов руководителя и сервисного персонала, эксперт Learning and Knowledge management расcказала как пользоваться лайфхаками, чтобы удаленная работа была эффективной.

Сейчас практически все работают удаленно. Уже нет необходимости спорить – «за» удаленку или «против». Надо – значит, надо. Будем приспосабливаться!

Эффективность сотрудников на удаленке существует. Те компании, кто внедряют правильные методы и снабжают сотрудников необходимыми инструментами, вообще могут выиграть в продуктивности.

От чего же зависит эффективность удаленной работы? Бывает ли она вообще, когда каждый работает из дома, нет очного контроля, пропадает значение корпоративной культуры компании?

Эффективность удаленной работы зависит от 4-х факторов:

1
Мотивация.
   

И здесь мы говорим про мотивационные рычаги для сотрудников. Как сделать так, чтобы домашняя обстановка и постоянное присутствие близких рядом их не расслабляло?

2
Самоорганизация и дисциплина.

Это про график и умение организовать свое рабочее место. Не зря же существует наука «эргономика».

3
Инструменты.

Удаленная работа напрямую связана с совместной работой. Мы так же работаем с командами, взаимодействуем с отделами. Только удаленно. Необходимо подобрать инструменты, которые облегчат и ускорят нашу удаленную работу.

4
Правила командной работы.

Все знают, что на очных совещаниях должен быть регламент и порядок. На дистанционных встречах тем более. От того, насколько они будут хорошо организованы и подготовлены, зависит продуктивность сотрудников и компании.

Чем организованнее и строже мы сами с собой, тем продуктивнее будет наше рабочее время.

Чем более грамотно мы организуем свое рабочее место, тем больше задач сможем выполнять.

Чем больше полезных программ и приложений мы знаем, тем быстрее идет наша работа.

А теперь поговорим про каждый из факторов отдельно.

Советы по мотивации

Донесите до сотрудников важность их работы.

Сотрудникам безумно важно чувствовать значимость и нужность своей работы. Если не они – то никто. Скажите сотрудникам, что цените их вклад в общее дело.

Сделайте корпоративную рассылку с принципами удаленной работы.

Так делают во множестве международных компаний. Пишется корпоративная рассылка на всю компанию с принципами, правилами и мотивационной речью руководителя.

Научите сотрудников планировать с вечера.

Именно после рабочего дня мы в состоянии реально оценить несделанное и наметить планы на следующий день.

Подберите статью про прокрастинацию.

Прокрастинация – это наша слабость к постоянному откладыванию дел на потом. Потратьте время, поищите психологические статьи о том, как с ней бороться.

Развивайте персонал малобюджетными способами.

Нелишним будет поддержать сотрудников малобюджетными способами обучения. Например, введите традицию делать рассылку с достижениями и успехами компании еженедельно. Делитесь полезными статьями и книгами. Можно даже устроить пятничные собрания в Zoomи обсуждать прочитанное и возможность его применения на благо компании.

Советы по самоорганизации и дисциплине

Организуйте рабочее место по правилам эргономики.

Эргономика – это то, как расположены предметы в пространстве для эффективного труда. Сотрудники будут работать эффективнее, если монитор расположен удобно, а до телефона не нужно тянуться.

Не забывайте про график.

Удаленная работа не должна отличаться по графику от обычной очной. Если вы привыкли обедать в час дня – ставьте это время себе в календарь. А еще не забывайте про полезные перекусы.

Делайте зарядку.

Скачайте программу Workrave себе на компьютер и установите напоминания по перерывам. Программа сама подскажет, какие упражнения для тела и глаз сделать, чтобы размяться. Чем энергичнее мы себя чувствуем, тем лучше идет работа.

Постарайтесь фокусироваться на одной задаче.

На переключение между делами наш мозг тратит в среднем около двух минут. Если есть возможность – лучше фокусироваться на чем-то одном.

Делите дела по типам.

Допустим, вы наметили план на первую половину дня: нужно обзвонить 8 клиентов, 5 писем написать. Сгруппируйте дела по типам дел: например, пишите письмо за письмом и только потом переходите к звонкам. Так продуктивнее.

Советы по инструментам

Создавайте единообразие инструментов

Должен быть 1 сотрудник, который выберет и оттестирует инструменты (программы/сервисы/приложения) для удаленной работы. В противном случае вы потратите время на споры что лучше: Zoomили BlueJeans?

Все сотрудники должны работать в едином пуле инструментов.

Не забывайте про инструкции.

Нашли инструменты для работы? Опишите, где их скачать, как ими пользоваться. И положите эти инструкции в папки общего доступа. А еще не забудьте снабдить персонал контактами по возможным техническим проблемам. Вы сэкономите время на устные объяснения.

Работайте в облаках с совместным доступом.

Облачные технологии (например, Google) позволяют облегчить совместную работу: все работают с одним файлом в едином информационном поле. Больше не нужно за статусом документа обращаться к почте и пытаться там найти последний документ. Вы видите все необходимые статусы и комментарии в одном файле. А «история изменений» позволит отследить действия коллег: кто что удалял или корректировал.

Грамотно работайте с почтой.

Почта не должна проверяться ежеминутно (только если вы не отвечаете на вопросы и заявки клиентов). Введите график проверки почты: например, в 11:00, 14:00, 17:00. А остальное время занимайтесь другими рабочими делами, не отвлекаясь на почту.

Пользуйтесь функционалом почты оправданно: ярлыками, отложенными отправками, значком важности.

Правила эффективного взаимодействия с командой

Пользуйтесь единым электронным календарем-планировщиком внутри команды.

В календарь заносите все встречи, собрания, совещания. А также можно пользоваться электронным задачником – например, в Outlook.

Встречи необходимо назначать с учетом занятости коллег.

Современные планировщики (например, Outlook или Google Календарь) позволяют посмотреть занятость коллег.

В Outlook используйте инструмент «Помощник по планированию». Он подскажет, у кого из коллег, какой слот времени свободен. И вам не нужно звонить и спрашивать об этом устно.

Договоренности подкрепляйте письмом

Логичная точка по итогам скайп-встречи с коллегами – письмо-рассылка с решениями, дедлайнами, ответственными. Телефонный звонок (а также скайп-колл) обязательно должны резюмироваться электронным письмом.

Задавайте повестку совещаниям и встречам.

Чтобы скайп-встречи не были бесполезными, задавайте повестку дня. То есть, заранее отправляйте участникам вопросы и темы, которые будут обсуждаться. У участников должно быть время на подготовку.

Создавайте группы оперативного реагирования в чатах.

Чаты как способ быстрой коммуникации как нельзя лучше подходят для оперативного решения вопросов. Для ответов на электронные письма коллег есть негласное правило 24 часов. А вот в чатах коллеги должны отвечать быстро.

Однако не забывайте про обязательное соблюдение правил эффективных быстрых коммуникаций:

пишите одно сообщение разом, а не несколько друг за другом;

обращайтесь к коллегам адресно через @;

выделяйте важные моменты сообщения жирным или курсивом;

не отправляйте голосовые сообщения – не всем их удобно слушать.

Если донести до сотрудников эти простые правила, то удаленная работа станет более слаженной для всех членов команды.


Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши "Ctrl" и "Enter" и повторите код с картинки. Спасибо!
Купить
Школа бизнеса «Я - предприниматель» это информационный проект ПАО «Совкомбанк».
Цель школы - помочь в финансовой грамотности предпринимателям России и широкому кругу граждан, собирающихся стать предпринимателями.
Генеральная лицензия Банка России №963 от 5 декабря 2014 года © 2004-2019, ПАО «Совкомбанк». Все права защищены.