40 просмотров

Составляем опись документов правильно: инструкция для ИП

Автор: Диана Смирнова, 10/11/2021
С описью документов ИП сталкивается нечасто, поэтому может допустить ряд неточностей или вообще пренебречь этой процедурой. Чтобы избежать этого, читайте наш сегодняшний материал.

Опись документов всегда составляется с целью зафиксировать факт передачи определенных документов государству или контрагентам. Именно она в будущем поможет доказать, что вы передали документы и что вы передали именно эти документы. А это важно.

Обычно опись составляют, когда передают несколько документов. Но нет нечего зазорного составить опись и при передаче одного документа.

Стоит также знать, что опись возможна не только при передаче бумажного пакета документов или документа, но и при пересылке в электронном виде.

Важность описи могу подтвердить собственным примером. Как-то я получила штраф от налоговой за то, что не вовремя сдала декларацию. На самом деле я отправила ее в нужный срок заказным письмом. Однако квитанция об отправке не отменила мой штраф, так как не было описи. Налоговая заявила, что она не знает, что именно я ей отправляла в том письме. У меня не было доказательств, что я отправила годовую декларацию, а не поздравительную открытку. Пришлось платить штраф.

Нормы составления описи

Итак, опись — это документ. Следовательно, есть некие нормы его составления. Надо отметить, что законодательных требований к описи нет, однако, она должна содержать следующую информацию:

тип каждого передаваемого документа (его наименование и реквизиты);

количество передаваемых экземпляров;

также можно указать количество листов в каждом передаваемом документе.

Безусловно, вы можете вписать в опись и иную информацию, но первые два пункта обязательны. В конце стоит заверить опись и поставить дату её составления и передачи документов.

Опись составляется в двух экземплярах. Один остается у того, кто передаёт документы. А второй — у того, кто принимает.

Опись для налоговой

Опись при передаче документов в налоговую составляется лишь в том случае, если передаете вы их в бумажном виде.

Отдельных требований к такой описи нет, поэтому все вышесказанные рекомендации действуют и в этом случае. Надо лишь отметить, что такую опись можно составлять как отдельный лист, а можно включить в сопроводительное письмо.

Если документы в налоговую вы отправляете электронно, то их состав автоматически фиксируется ПО.

Опись для архива

Если вы передаете документы в архив, то опись нужна по каждому делу. Кроме того, внутри каждого дела составляется опись включенных в него документов.

Требования к такой описи описаны в приложении №27 к правилам, утвержденным приказом Министерства культуры от 31.03.15 №526. Порядок же оформления описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций.

Опись для другой организации

Если вы передаете документы другой организации, то специальных требований к описи в этом случае нет, поэтому следует составить ее в произвольной форме, воспользовавшись вышесказанными рекомендациями.

Главное, чтобы из описи было понятно, кому, что и в каком количестве вы передали. Желательно прописать передающую и принимающую стороны.

Опись при отправке Почтой России

Есть утвержденная форма описи, если вы отправляете письмо с объявленной ценностью. В ней вы указываете наименование документа (при необходимости и реквизиты), количество документов и количество листов в каждом документе, а также делаете оценку документов в рублях (минимальная оценка — 1 рубль).

Если одного бланка не хватает для описи всех пересылаемых документов, то следует использовать дополнительные бланки, пометив каждый — «лист 1», «лист 2» и т. д. Количество отправленных документов и сумма оценки пишется при этом на последнем бланке, а вот подписать необходимо каждый.

Требуемая форма приведена в приложении №26 к порядку приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденное приказом ФГУП «Почта России» от 07.03. 19 №98-п.

Обратите внимание, опись составить легко и просто, зато в будущем она всегда сможет защитить вас от возможных претензий.



Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши "Ctrl" и "Enter" и повторите код с картинки. Спасибо!
Купить
Школа бизнеса «Я - предприниматель» это информационный проект ПАО «Совкомбанк».
Цель школы - помочь в финансовой грамотности предпринимателям России и широкому кругу граждан, собирающихся стать предпринимателями.
Генеральная лицензия Банка России №963 от 5 декабря 2014 года © 2004-2021, ПАО «Совкомбанк». Все права защищены.
8 800 100-10-20 Для звонков по России бесплатно