Опись документов всегда составляется с целью зафиксировать факт передачи определенных документов государству или контрагентам. Именно она в будущем поможет доказать, что вы передали документы и что вы передали именно эти документы. А это важно.
Обычно опись составляют, когда передают несколько документов. Но нет нечего зазорного составить опись и при передаче одного документа.
Стоит также знать, что опись возможна не только при передаче бумажного пакета документов или документа, но и при пересылке в электронном виде.
Нормы составления описи
Итак, опись — это документ. Следовательно, есть некие нормы его составления. Надо отметить, что законодательных требований к описи нет, однако, она должна содержать следующую информацию:
Безусловно, вы можете вписать в опись и иную информацию, но первые два пункта обязательны. В конце стоит заверить опись и поставить дату её составления и передачи документов.
Опись составляется в двух экземплярах. Один остается у того, кто передаёт документы. А второй — у того, кто принимает.
Опись для налоговой
Опись при передаче документов в налоговую составляется лишь в том случае, если передаете вы их в бумажном виде.
Отдельных требований к такой описи нет, поэтому все вышесказанные рекомендации действуют и в этом случае. Надо лишь отметить, что такую опись можно составлять как отдельный лист, а можно включить в сопроводительное письмо.
Опись для архива
Если вы передаете документы в архив, то опись нужна по каждому делу. Кроме того, внутри каждого дела составляется опись включенных в него документов.
Опись для другой организации
Если вы передаете документы другой организации, то специальных требований к описи в этом случае нет, поэтому следует составить ее в произвольной форме, воспользовавшись вышесказанными рекомендациями.
Главное, чтобы из описи было понятно, кому, что и в каком количестве вы передали. Желательно прописать передающую и принимающую стороны.
Опись при отправке Почтой России
Есть утвержденная форма описи, если вы отправляете письмо с объявленной ценностью. В ней вы указываете наименование документа (при необходимости и реквизиты), количество документов и количество листов в каждом документе, а также делаете оценку документов в рублях (минимальная оценка — 1 рубль).
Если одного бланка не хватает для описи всех пересылаемых документов, то следует использовать дополнительные бланки, пометив каждый — «лист 1», «лист 2» и т. д. Количество отправленных документов и сумма оценки пишется при этом на последнем бланке, а вот подписать необходимо каждый.
Обратите внимание, опись составить легко и просто, зато в будущем она всегда сможет защитить вас от возможных претензий.
