1331 просмотр

Пять этапов проверки директором своей бухгалтерии

Автор: Наталия Кулакова, 15/01/2021
Доверяй, но проверяй. Безусловно, бухгалтер и руководитель работают в одной упряжке. Здесь без доверия никак. Но это не означает, что проверять не следует.

За время моей работы в финансовой сфере, а это уже более 15 лет, я находилась с обеих сторон: и со стороны бухгалтерии, и со стороны руководителя, который ведет контроль.

Опираясь на свой опыт, могу сказать точно — контроль очень важен. И даже не контроль, а более широкое понятие — взаимодействие.

Расскажу вам две реальные истории из моей практики о том, как контроль и его отсутствие влияли на дальнейшее развитие бизнеса.

Закончив университет в 2007 году, я стал работать бухгалтером в компании, занимающейся долевым строительством жилых домов. Это было начало развития долевого строительства и законодательных норм, регулирующих этот процесс, бухгалтерского учета практически не было. Бухгалтерия состояла из нескольких человек и работала по принципу «тушить пожары». Это значит делать горящие дела: платежи, набивать приход, выдавать зарплату, сдавать отчеты из того, что было. Никакого взаимодействия и контроля со стороны руководителя не было. Директор считал, если стройка не стоит, то все в порядке. Но бухгалтерия имеет свойство инертности, и незаметные на первый взгляд проблемы копились как снежный ком. В какой-то момент обнаружилась громадная кредиторка, недостача материалов на складе, недоплата по налогам и «мертвые души» в списках на выплату зарплаты. Долгое время собственник пытался выровнять ситуацию, но безрезультатно, компания обанкротилась. Это было расплатой за отсутствие контроля.

Вторая история — это пример выстраивания системы здорового контроля со стороны руководителя. На моей последней работе, где я работала как наемный сотрудник, работа строилась по принципу постоянного взаимодействия руководителя с финансовым отделом.

Был выстроен регламент учета, контрольные показатели, сроки внутренней отчетности. Никакие проблемы не оставались незамеченными, вовремя принимались правильные решения. Благодаря такому подходу эта компания успешно развивается, в том числе и на международном рынке, уже более 10-ти лет.

Поэтому очевидно, контроль необходим.

Этапы контроля

И я считаю, первое, с чего нужно начать руководителю, — это разобраться в бухгалтерской и финансовой системе самостоятельно. Невозможно контролировать то, в чем не разбираешься. Конечно, необязательно вникать в проводки, учить активные и пассивные счета и всякие тонкости бухгалтерии. Но понимать структуру своего бизнеса, определять выручку, знать, что есть доходы и расходы, кредиторка и дебиторка, а также понимать, как считаются налоги и как они оптимизируются, директор обязан. Контроль рождается из понимания процесса.

Итак, первая ступень в организации контроля — это изучение и понимание системы.

На второй ступени контроля разрабатываются конкретные инструменты проверки. Это могут быть формы отчетов и ключевые показатели.

Например, отчет по выручке, отчет по дебиторской и кредиторской задолженности, отчет по расходам, сводки по остаткам материалов, отчет по фонду оплаты труда, отчет по системе налогообложения.

Как нет двух одинаковых людей, так нет и двух одинаковых бизнесов, поэтому у каждого предприятия свои контрольные отчеты.

Третья ступень — контрольные сроки.

Идеально, когда все разработанные контрольные отчеты директор может получить в любой момент времени, когда они формируются автоматически. Но срок составления отчетности раз в месяц тоже допустим.

Следующий, четвертый этап контроля, — это проверка с привлечением третьих лиц. Чтобы убедиться в достоверности информации, которую представляет бухгалтерия, необходимо эту же информацию запросить во внешних источниках.

Например, сводку по налогам можно получить в налоговой инспекции, запросить выборочно акты сверки у поставщиков и покупателей, фонд оплаты труда проверить в соответствии с выплаченной зарплатой по конкретному сотруднику.

На последнем, пятом этапе, контролируем сданную срок отчетность. Информацию можно получить по электронной цифровой подписи в системе, через которую предоставляется отчётность. Там информация строится в виде календаря с указанием сроков сдачи отчётности и просроченные отчёты горят красным уведомлением, даже неподготовленному человеку сразу станет понятно, что сдано вовремя, а что с нарушением срока.

Усиленный контроль потребуется, если возрастет количество требований к вам из налоговой, если произойдет блокировка счета, пойдут жалобы со стороны покупателей и поставщиков о не вовремя оформленных документах или возвраты этих документов.

На первый взгляд кажется очень сложным организовать такую систему контроля, но на самом деле, придется потрудится только в начале, и весь оставшийся период работы вы будете пожинать плоды своих усилий в виде владения достоверной информацией о свое компании.

В заключении хочется отметить, контроль успешного развития — залог спокойных нервов и готовности к любой ситуации. Всегда помните пословицу про доверие про проверку.

Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши "Ctrl" и "Enter" и повторите код с картинки. Спасибо!
Купить
Школа бизнеса «Я - предприниматель» это информационный проект ПАО «Совкомбанк».
Цель школы - помочь в финансовой грамотности предпринимателям России и широкому кругу граждан, собирающихся стать предпринимателями.
Генеральная лицензия Банка России №963 от 5 декабря 2014 года © 2004-2019, ПАО «Совкомбанк». Все права защищены.
8 800 100-10-20 Для звонков по России бесплатно