Наказание за нарушение сроков хранения документов

Российское законодательство накладывает на ИП обязанность по хранению документов. Сроки хранения зависят от вида документа, начинаются они с 5 лет и могут достигать 75. А как наказывают за несоблюдение этого требования?

Итак, ИП обязан хранить архивные документы. Это обязанность прописана в федеральных законах «Об архивном деле в РФ», «О бухгалтерском учете», а также в статье 23 НК РФ. в основных правилах работы с архивами организаций, одобренных Росархивом 06.02.2004, и в положении о документах и документообороте в бухучете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 №105.

За несоблюдение требование по хранению документов ИП наказывает штрафом, но есть и другие последствия.

Штраф

За сам факт несоблюдения норм хранения документов штрафы небольшие. Для граждан он варьируется от 100 до 300 рублей, для должностных лиц — от 300 до 500 рублей. Однако, если эти нарушения привели к нарушениям корпоративного, налогового или любого другого законодательства, то штрафы возрастают и ощутимо.

Так, за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов, должностные лица штрафуются на сумму от 5000 до 10000 рублей. При повторном нарушение штраф вырастает до 20000 рублей, а возможна и должностная дисквалификация на срок до двух лет.

Если были нарушены сроки хранения налоговых документов, то штраф зависит от вида нарушения.

Если документы были уничтожены, а срок их хранения еще не истек, то штраф может достигать 10000 рублей. Если такое нарушение будет повторяться, то штраф вырастет до 30000 рублей. Должностные лица в этом случает также штрафуются на сумму от 300 до 500 рублей.

Если отсутствие определенных документов привело к занижению налога, то придется заплатить 20% от суммы неуплаченного налога в качестве штрафа, причем эта сумму не может быть ниже 40000 рублей. Если будет доказан умысел в таком занижении, то платить придется не 20%, а 40%.

Обратите внимание, в такой ситуации налоговики чаще выставляют штраф за недоимку, который также равен 20% от суммы неуплаченного налога. Штрафовать за недоимку и за нарушение правил учета одновременно нельзя!

Если у ИП потребует предоставить определенный документ, а у него или компании его не окажется, то придется заплатить штраф в размере 200 рублей за каждый отсутствующий документ.

Важно знать, что штраф за утерю документов можно оспорить через суд, если их нет по объективным причинам. Например, они сгорели при пожаре. Но одной справки от МЧС о пожаре в суде будет недостаточно, предпринимателю придется доказывать, что он пытался восстановить документы, но по объективным причинам это было невозможно.

Штраф за нарушение условий хранения документов можно получить и от Государственной инспекции труда (ГИТ). Если будут утеряны кадровые документы, то можно заработать штраф до 50000 рублей. При повторном таком нарушении платить придется 70000 рублей. Руководитель в этом случае будет оштрафован на 5000 рублей, при повторном нарушении в течение года его личный штраф вырастет до 20000 рублей, а можно также получить запрет на работу на руководящей должности сроком до трех лет.

Проверка

Если ИП или компания не предоставили по требования налоговой нужные документы, то они рискуют попасть в план выездных налоговых проверок.