Лайфхак: как снизить затраты компании

Учитывайте затраты, и их станет меньше. Да, иногда можно сократить расходы, просто начав их учитывать. Но без учета нельзя понять, где можно сократить затраты. Поэтому у вас всегда должна быть обновленная управленческая отчетность.

Советы по учету и экономии дает наш эксперт —Гульнара Валимухаметова, основатель и руководитель компании «Бухгалтерский сервис», действующий налоговый консультант и аттестованный главный бухгалтер.

Для начала запомните три важных шага, которые помогут снизить затраты.

1 шаг: классифицируйте ваши затраты по четко обозначенным категориям

Выделите переменные затраты (сырье, материалы, прямые трудовые затраты и т. п.), которые зависят от объема произведенной продукции. Определите свои постоянные затраты (зарплата управленческого персонала, командировочные расходы, счета за общее энерго-, тепло- и водоснабжение и т. п.), которые не зависят от объемов производства и количества оказанных услуг.

2 шаг: выделите наиболее значительные статьи затрат

Определите, какие затраты должны быть скорректированы. Сформулируйте план мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины. Старайтесь от него не отступать.

Учитывайте не только затраты бизнеса, но и доходы. Анализируйте каждый результат, особенно отрицательный.

3 шаг: спланируйте и начните реализовывать снижение затрат

Чтобы спланировать снижение затрат, изначально нужно провести комплекс мероприятий, о которых я расскажу ниже.

Комплекс мероприятий по экономии

1. Расходы на недвижимость, аренду и обслуживание помещений

Самое главное правило, которое применяем не только к аренде, но и ко всем расходам – это МЕНЯЕМ ПОСТОЯННЫЕ РАСХОДЫ НА ПЕРЕМЕННЫЕ.

Например, в аренде если вам нужен офис только для встреч с клиентами и сотрудниками, которые работают на удаленке, то лучше снимать переговорку в коворкинге с почасовой оплатой. Или взять в субаренду кабинет у своих партнеров, например в субботу. Или предложите арендодателю плавающую ставку, в зависимости от выручки, если часть помещений у него пустуют, то он, скорее всего, согласится.

Если так экономить на недвижимости не получается, то рассмотрите следующие возможности.

●

Посчитайте рентабельность каждой точки продаж, и без сожаления закройте убыточные.

●

Найдите офис меньше и дешевле в том же районе или здании. Откажитесь от кабинетов для руководителей и секретарей, комнат отдыха и переговорных.

●

Найдите аренду в другом районе. Но учитывайте свои обстоятельства.

●

Просите арендодателя о скидке, даже 5-10% в месяц в рамках года будут значительными.

Если помещения у вас в собственности, то пересмотрите затраты на него. Текущие и капитальные ремонты можно делать с применением более дешевых, но надежных материалов.

Просчитайте разные варианты уборки. В зависимости от региона, удаленности офиса или производства, разных предложений от клининговых компаний, могут быть выгодны и принятые в штат сотрудники, и клининг. Не пожалейте времени, обзвоните минимум 5-7 компаний.

Коммунальные платежи сейчас стоят довольно дорого, поэтому установите контроль за расходом, внедрите энергосберегающие производственные процессы и освещение. Если деятельность приостановили или снизили объемы, обязательно сообщите в компанию по вывозу мусора для приостановки или снижения начислений.

2. Сотрудники

Работодатель самостоятельно регулирует уровень оплаты труда и решает, понижать его или повышать. Но есть минимальный уровень оплаты за полный рабочий день, это надо обязательно учитывать.

Чтобы сократить расходы на сотрудников можно принять следующие меры:

●

Сократите штат сотрудников.

Это жестко, но иногда без этого не обойтись. Чтобы понять, кто приносит прибыль, а кто нет, используйте CRM или KPI.

Например, можно задуматься нужен ли ассистент вашему заместителю или делопроизводитель на отдел продаж. Возможно, менеджеры сами могут откопировать документы и написать письмо.

●

Введите сдельную оплату труда, которая зависит от конкретного показателя, например производства или продаж. Но помните, что некоторых сотрудников это демотивирует. Поэтому общайтесь с ними, разъясняйте плюсы такой оплаты и премируйте по необходимости.

●

Воспользуйтесь услугами аутсорсинга. Как правило, аутсорсинг обходится дешевле, чем сотрудник в штате. Это может быть маркетинг, написание текстов, дизайн, Так же вместо секретаря заключить договор с call-центром, вместо курьерских компаний договоритесь с такси или с частниками.

●

Переведите работников на неполную ставку, или вызывайте работников по необходимости.

●

Используйте труд совместителей внешних или внутренних.

●

Автоматизируйте производство и офисную работу, чтобы максимально отказаться от ручного труда.

Главное здесь знать меру, цените высококвалифицированных сотрудников.

3. Затраты на поставщиков

Закупить товары для перепродажи или сырья для производства дешевле чем раньше можно разными способами.

●

Найдите новых поставщиков. При этом смотрите, чтобы качество продукта не страдало.

●

Просите о скидке у постоянных поставщиков. Я думаю, они пойдут на это, чтобы не потерять клиента. Даже если скидка будет незначительной, всего 3 или 5 %, вы уже сможете сэкономить, если брать в расчет несколько месяцев.

●

Закупите большую партию, чтобы выйти на другой уровень цен, например, с мелкого опта на крупный опт, но при этом оформить рассрочку, чтобы не пострадал бюджет.

●

Не получается выйти на более крупный опт самостоятельно? Договоритесь о оптовой закупке совместно с другими компаниями.

●

А может вам давно пора перейти на внедрение новых технологий в производство для перехода на другие материалы? Иногда достаточно поменять программу, чтобы сэкономить сырье.

Например, можно добавить в линейку продуктов меньший размер, на который тратится меньшее количество сырья. Многие знают, что я хорошо знакома с производством, где вяжут строительные перчатки с ПВХ. В этом производстве большое значение имеет размер перчатки в расчете себестоимости: миниатюрной женщине в огород перчатки нужны почти в 2 раза меньше, чем строителю с ростом 190 см. Соответственно и сырья нужно меньше, а цена продажи может быть одинаковая.

●

Если раньше вы закупались исключительно за рубежом, то пора проанализировать отечественный рынок на аналоги.

●

Запчасти и комплектующие можно изготавливать самим или заказывать в мастерских, а не покупать готовые.

●

Экономьте не на качестве продукта, а на его упаковке. Потребителю не так важно в какой упаковке зефир, как его вкус.

Экономить можно не на закупе, а на расходах на торговлю и производство.

●

Тщательно контролируйте брак, естественную убыль, порчу, технологические потери и кражи.

●

Перерывы в производстве в связи с ожиданием сырья тоже повышают себестоимость. Назначьте ответственного сотрудника, если у вас нет отдела снабжения. Можно сделать таблицу в Exel: зная расход сырья, план производства и срок поставки, легко можно спрогнозировать необходимость поставки.

Не забывайте, главная задача — сохранить уровень качества, чтобы не потерять уже имеющихся клиентов.

4. Избавляйтесь от остатков, тянущих вниз

Если на вашем складе залежался товар, то выгоднее будет продать его со скидкой даже с минимальной наценка или небольшим минусом, чем нести затраты на хранение и учет.

Сузьте свою линейку товаров. Оставьте лишь хиты по спросу. Так вы повысите оборачиваемость денежных средств.

Разберитесь с другим неликвидом. Старая мебель в гостинице, компьютеры в офисе, не комплект посуды в ресторане, станки, стоящие без дела на производстве, холодильники в магазине — все это и многое другое продайте и получите живые деньги!

5. Заключайте сделки по продаже дешевле

Заключайте только те сделки, которые выгодны для вас. Это важное правило.

Посчитайте точку безубыточности, если еще этого не сделали, и ведите управленческую отчетность в целом по организации или в разрезе каждой сделки. Тогда вы будете понимать выгоду каждой сделки или бизнеса в целом.

Кроме этого, есть и другие советы для выгодных продаж.

●

Производителям товаров настоятельно рекомендую площадки для сбыта на ozon.ru и wildberries.ru.

●

Решайте все вопросы онлайн, дорогостоящие командировки сейчас ни к чему. Если все же необходимо присутствие, то откажитесь от аренды конференц-залов и подписания контрактов в лучших ресторанах.

●

Изучите и применяйте эффективные способы переговоров, чтобы добиваться для себя выгодных условий.

●

Соглашайтесь на бартер или взаимозачет.

●

Используйте бонусы для крупных и постоянных клиентов, но анализируйте каждый случай.

●

Проверьте результативность рассылок клиентам с помощью смс или электронной почты, чаще всего целесообразнее от них отказаться, но многие оставляют для поддержания репутации компании.

6. Программное обеспечение, оборудование, компьютеры

В режиме экономии нужно проанализировать все регулярные траты на программное обеспечение, составить список и решить, на сколько оно необходимо. И не важно платите вы ежемесячно или раз в год.

Если вы работаете в CRM, то посмотрите Trello.. Оплачиваете «Гарант», «Консультант» или другую правовую систему? Можно скооперироваться с партнерами на общий доступ или сократить количество обновлений, чтобы снизить абонентскую плату. Используете платную Dropbox? Перейдите Google Drive, при условии, что у вас стабильная и хорошая скорость интернета.

Но! Оставьте, что действительно важно: обязательно настройте ежедневное копирование всей информации на внешние носители. Кибератаки в наше время уже не редкость.

Привыкли регулярно обновлять компьютеры? Оцените на сколько это важно именно во время кризиса. А вот производственное оборудование важно вовремя обслуживать. И здесь надо решить, что выгоднее: сотрудник в штате или ремонтная бригада, с которой иногда можно договориться на рассрочку.

7. Реклама

Большинство бизнесменов в период кризиса начинают экономить на рекламе. Они ищут спасение в постоянной базе клиентов, но долго без притока новых покупателей не продержаться. Если вы не хотите потерять свое место на рынке, снижайте рекламный бюджет, но не режьте его на корню.

Я могу посоветовать следующее.

Самая главная бесплатная реклама — это качество. Если клиенты будут довольны, будет работать сарафанное радио.

Выделите определенный бюджет отдельно на новых клиентов и на удержание постоянных.

Запускайте рекламные компании, чтобы познакомить со своей продукцией/услугой.

Во многих случаях можно получить рекламу по бартеру.

Если уж взялись за рекламу, то выкладывайтесь на 100%, чтобы и отдача была соответствующей.

Просмотрите, что приносит наибольшую отдачу, и подумайте над тем, чтобы усилить рекламу именно этого товара.

Сосредоточьтесь на клиентах, приносящих реальную прибыль при адекватных затратах времени и финансов. С остальными постарайтесь перейти на минимально затратный режим.

Чаще общайтесь с аудиторией, вовлекайте ее в разговор, показывайте себя и вашу работу «за кадром», рассказывайте о новинках и т. д.

Не забывайте о своих клиентах! Ведь привлечение новых покупателей выходит дороже, чем удержание. Напоминайте о себе, предлагайте разные бонусы и «плюшки» за лояльность.

Взаимный пиар. Объединитесь с подходящей компанией для обмена аудиторией. Это могут быть прямые эфиры, упоминания в соцсетях и на сайте, общие акции и конкурсы, обмен скидочными купонами и т. д.

Помните, что бюджет на рекламу и ваши потребности постоянно будут меняться.

8. Транспортные и прочие расходы

Конечно же у каждого бизнеса есть своя специфика, но почти в каждом есть транспортные расходы.

Если вы занимаетесь продажей товаров, то транспортные расходы могут составлять львиную долю от общей массы расходов, соответственно, и потенциал экономии здесь большой. Задумайтесь про услуги логистов или собственном отделе таких специалистов. Как показывает практика зарплата логиста оправдана при больших транспортных затратах.

Но если у вас небольшой товарооборот, то заключите договор с теми транспортными компаниями, у которых есть услуга «склада». Вы будете удаленно управлять движением своего товара и при этом не тратитесь на аренду склада и зарплату кладовщика.

Есть еще множество других статей затрат, на которых можно экономить. Например, нанимайте квалифицированных специалистов, чтобы не платить штрафы. Мониторmте дебиторскую задолженность и не ждите пока ваш должник объявит себя банкротом.

Итак, чтобы экономить с умом, анализируйте свои финансовые показатели. Экономия не должна сказаться на качестве, количестве постоянных клиентов и на уровне репутации.

Не руководствуйтесь готовыми решениями, каждый бизнес индивидуален. Здесь влияет все: какое время вы на рынке, в каком регионе, какой штат…. Снижение одних и тех же затрат для одной компании могут дать процветание, а для другой поражение.
Не всегда экономия позволяет выйти из кризиса. Если самостоятельно это у вас не выходит, обратитесь к специалистам для детального анализа и плана действий. Поверьте, эти затраты всегда оправданы.