62 просмотра

Как правильно вести трудовую книжку

Автор: Анна Федорова, 23/08/2019
Анна Федорова, HR-эксперт, кандидат психологических наук, автор проекта «HR-партнер малого бизнеса», работодателю.рф. , сегодня рассказывает о том, как правильно вести трудовые книжки, что требует закон, и что необходимо соблюдать всем, в том числе , имеющего свой штат.

Далеко не каждый бизнес может позволить себе штатного кадровика. Если ваш бизнес еще мал, то кадровые вопросы придется решать самому.Вам придется делать записи в трудовых книжках. А делать это надо правильно.

Трудовую книжку надо вести правильно. Во-первых, есть законодательные требования. Их надо соблюдать, и с этим никто не поспорит. Во-вторых, от ваших записей зависит будущая пенсия вашего работника. Одним словом, это ответственно.

Что надо знать начинающему работодателю?

1
Надо знать, на КОГО ведется трудовая книжку. Да, документ этот ведется на каждого вашего работника. Сколько работников, столько и трудовых у вас должно быть. Но важно не только количество, но и срок заполнения каждой книжки. И этот срок — свыше пяти дней. Если работнику него должна быть запись в трудовом документе. И ваша работа должна быть для этого работника основной.

Есть один нюанс. У вас есть «УДАЛЕННЫЙ» работник. Если ваша работа для него основная, то вы должны сделать об этом соответствующую запись. Но! Вы можете не вести его трудовую книжку, если подпишите с этим работником соответствующее соглашение. Просто так не весть трудовую вы, конечно, не можете.
Если соглашение такое есть, то документом, подтверждающим эту дистанционную работу, у такого работника будет его экземпляр трудового договора о дистанционной работе.

2
 Необходимо знать ФОРМУ трудовой книжки, так как этот документ имеет принятую форму, утвержденную Постановлением Правительства РФ. Приобрести нужную форму можно без проблем, так как она свободно продается в книжных магазинах, как оффлайн, так и онлайн.

Обычно работник приходит с уже имеющейся трудовой книжкой, записи в которой вы просто продолжаете. Однако если ваша работа у работника первая в жизни, а вы являетесь его первым работодателем, то именно вы должны выдать ему его трудовую книжку. Это означает, что таким работникам трудовую книжку приобретаете вы, а не он сам заранее.

3
 Ведение трудовой книжки требует определенного цвета чернил. Разрешается делать записи ЧЕРНЫМИ, СИНИМИ и ФИОЛЕТОВЫМИ чернилами. Никакие другие цвета чернил использовать нельзя. Ручка может быть гелевой, перьевой, шариковой, это также может быть роллер, но чернила должны быть стойкими к воздействию света и воды.

4
 Есть также требование к написанию цифр. Они должны быть арабскими. Причем в дате число и месяц пишутся двухзначными цифрами, а год записывается полностью четырехзначным числом.

Например, вы делаете запись, что работник принят на работу 15 мая текущего года. Дата должна быть записана как «15.05.2019».

5
 Все слова в трудовой книжке пишутся полностью. Никакие сокращение здесь недопустимы.

Например, вы пишите слово «приказ», писать его надо полностью, никакие «пр.» не допустимы. И это требование касается всех слов.

6
 Записи ведутся на государственном языке. В нашей стране таким языком является русский. Но в РФ есть республику, у которых наряду с русским действует свой государственный язык. Если вы работаете на территории такой республики, то вести трудовую можете либо на русском языке, либо на государственном языке вашей республики.

7
 Важно знать сведения, которые вы должны внести в трудовую книжку своего работника. 

Это сведения:

 о самом работнике;

 о выполняемой им работе;

 о переводе на постоянную работу;

 об увольнении работника и об основании прекращения трудового договора;

 о награждении работника за успехи.

Важно! Взыскания по отношению к работнику в трудовую книжку не вписываются. Но есть исключение — дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Как уже выше отмечалось, такая запись в трудовой должна быть.
Если работник работает по совместительству, то запись об этой работе вносится в трудовую лишь по желанию. Запись делается на его основном месте работы, но для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий этот факт.

8
 Записи, которые вы делаете в трудовой книжке, должны слово в слово повторять формулировку приказа, благодаря которому работника переводят на постоянную работу, награждают, увольняют и т. д. Как известно, просто так в трудовую ничего не следует.

9
 Важны также сроки, в которые вы делаете эти записи. Нельзя делать запись, когда у вас время или желание появится, надо их делать в соответствии с законодательными требованиями. А требования эти таковы, что запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения, а на все остальные записи у вас есть неделя. Это означает, например, что запись о переводе на постоянную работу вы можете сделать сразу, а можете и немного позже, но откладывать следует не дольше, чем на неделю.

10
 Все записи в трудовой книжке нумеруются. Нумерации в каждом разделе идет по порядку, свой номер есть у каждой записи.

Заголовки же в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» пишутся без порядкового номера.

11
 Работник должен быть ознакомлен со всеми записями, что вы делаете в его трудовой книжке. Нельзя записать и забыть сообщить. Знакомить надо под роспись. О факте своего ознакомления с записью в трудовой ваш работник расписывается в личной карточке Т-2. Запись в этой карточке полностью дублирует вашу запись в трудовой книжке!

При увольнении работника проверьте, что в его трудовой книжке вы как работодатель удостоверили все свои записи. Удостоверить запись может и ваш работник, ответственный по приказу за ведение трудовых книжек. Кроме вашей подписи (или ответственного лица) необходимо печать и подпись самого работника.

Если вы именно вы заводите работнику трудовую книжку, так как он впервые трудоустраивается, то не забудьте получить его роспись на титульном листе документа. Эта подпись свидетельствует о том, что вы вписали верно все данные.

12
 Работодатель отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек своих работников. Если вы ИП и имеете сотрудников, то именно вы за их трудовые и отвечаете.

Если именно вы работаете с трудовыми, то издайте приказ, в котором будет сказано, что вы приняли на себя ответственность и все полномочия по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Вы можете приказом назначить ответственное лицо, которое будет работать с трудовыми книжками. И уже этот человек будет отвечать же за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Но вы по законы будете ответственны за организацию его работы.

13
 Последнее требование закона относительно трудовых книжек касается места их хранения. Трудовые хранит не сотрудник, а именно работодатель. Причем не просто в шкафу или на полке, а в несгораемом сейфе.

Это лишь общие правила по ведению трудовой книжки вами как работодателем. В нашем очередном материале вы на примерах узнаете, в каких формулировках необходимо вносить записи в трудовую книжку.


Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши "Ctrl" и "Enter" и повторите код с картинки. Спасибо!
Купить
Школа бизнеса «Я - предприниматель» это информационный проект ПАО «Совкомбанк».
Цель школы - помочь в финансовой грамотности предпринимателям России и широкому кругу граждан, собирающихся стать предпринимателями.
Генеральная лицензия Банка России №963 от 5 декабря 2014 года © 2004-2019, ПАО «Совкомбанк». Все права защищены.