169 просмотров

Гибкая экономия на офисе

Автор: Ирина Баева, 17/12/2018
Ирина Баева, управляющий директор компании Regus в России

Эффективная минимизация издержек — мечта любого предпринимателя. Возникает вопрос: как этого добиться? Хорошо, если вы выпускаете товары, которые можно потрогать руками: тут понятно, на чем и как можно сэкономить. А если это продукция интеллектуальной деятельности — программа, код, текст, сценарий, исследование, консультация? На сырье здесь особо не сэкономишь, да и автоматизировать производственный процесс не получается. Тогда стоит оглянуться вокруг — и на помощь приходит экономия на аренде офиса. У любой компании есть штаб-квартира, которая где-то располагается, даже если половина ее сотрудников работает удаленно, а еще четверть — фрилансеры. Какое-то стационарное помещение вам нужно все равно — провести встречу с клиентом, собраться всем вместе на совещание или покреативить на брейнсторминге.

После того как предприниматель принял решение об аренде офиса, у него есть несколько путей для практической реализации задуманного. Можно поискать более-менее устраивающее помещение в бизнес-центрах, среди пустующих кабинетов в административных зданиях промышленных предприятий или в научно-исследовательских институтах. У этих офисов есть одно общее: фиксированные метраж и арендная ставка, а также регулярные отвлекающие факторы в виде уборки, доставки канцтоваров, отправки корреспонденции или перебоев с интернетом. Плюс вы тратитесь на провайдеров, обслуживание оргтехники, мелкий ремонт и покупку мебели, а также постоянно помните о мелочах, которые обеспечивают нормальный рабочий быт ваших сотрудников. Все это мешает сосредоточиться на стратегических целях развития бизнеса. Можно, конечно, для данных целей нанять секретаря, но это дополнительные расходы. Немаловажно, что если все сотрудники внезапно разъехались по командировкам, отпускам или заболели и офис стоит полупустой, то арендная плата начисляется как обычно.

Этот негибкий подход к аренде офисных помещений процветал до конца XX века.

В 1989 году предприниматель из США Марк Диксон отправился с деловой поездкой в Бельгию. Во время своего визита он обратил внимание на то, что множество деловых встреч проводится в неподходящих для этого условиях: предприниматели или сотрудники компаний в деловых поездках были вынуждены работать в шумных кафе или в гостинице, проводить переговоры в неподходящих условиях. Так родилась идея предложить готовые офисы и переговорные комнаты в аренду на короткий срок. Посетители могли рассчитывать на готовое для работы офисное пространство, которое можно было арендовать на любой нужный срок — от нескольких часов до нескольких недель. Этот формат быстро стал мегапопулярным: спрос на гибкие офисы рос экспоненциально, а компания Диксона Regus за короткие сроки стала крупнейшим мировым поставщиком гибких офисов. Сначала преимущества инновации оценили в Европе, потом — в США, Австралии и Азии. В России Regus работает с 1998 года. Компания располагает бизнес-центрами в Москве, Петербурге, Челябинске и Екатеринбурге.

Сегодня формат гибких офисов существует в двух популярных вариантах. Первый внешне похож на классический офис: это отделенное от остальных помещение для одновременной работы ряда сотрудников или проектной команды. Если говорить о нашей компании, то в бизнес-центрах Regus такие офисы оформлены в едином корпоративном стиле, они имеют общий ресепшен и инфраструктуру.

Еще один широко известный вид гибких офисов — коворкинг — активно развивается в России. Коворкинги представляют собой довольно большие по площади помещения, полностью подготовленные для работы — посетитель может прийти со своим ноутбуком и сразу же начать заниматься делом. В таких пространствах могут одновременно собираться до нескольких сотен человек. Идея коворкингов родилась в США: первое помещение открылось в 2005 году в Сан-Франциско и было предназначено для совместного труда и времяпрепровождения работников сферы IT.

У классических гибких офисов и коворкингов есть схожие достоинства. Все рабочие места заранее подготовлены к приходу менеджеров, в кабинетах или опен-спейсах расставлена необходимая мебель, подготовлена офисная оргтехника, оборудованы зоны переговорных, кухни, залы для совещаний и видеоконференций. Человеку остается лишь определиться, в какой атмосфере ему лучше работается — в приватном уюте временного кабинета или в шумной тесноте открытого пространства коворкинга.

По статистике Regus, аренда гибкого офиса действительно выгодна компаниям: временная аренда помещений снижает постоянные затраты на 30–50 %. Такая экономия достигается за счет оптимизации арендной платы, сокращения расходов на коммунальные платежи и содержание инженерной инфраструктуры. Крупные компании уже поняли все прелести такого подхода: из фиксированных в гибкие офисы то тут, то там переселяются отделы маркетинга, продаж, IT, колл-центры, дизайнеры. Многие сотрудники, работающие удаленно — фрилансеры, индивидуальные и малые предприниматели, стартаперы — постепенно отказываются от идеи домашнего офиса, и кто на пару дней, а кто и на постоянной основе перебираются в коворкинги и временные офисы. По нашим оценкам, к 2030 году половина всех «белых воротничков» переберется из фиксированных офисов в гибкие пространства, так как они удобны, комфортны, демократичны и экономичны.

Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши "Ctrl" и "Enter" и повторите код с картинки. Спасибо!
Купить
Школа бизнеса «Я - предприниматель» это информационный проект ПАО «Совкомбанк».
Цель школы - помочь в финансовой грамотности предпринимателям России и широкому кругу граждан, собирающихся стать предпринимателями.
Генеральная лицензия Банка России №963 от 5 декабря 2014 года © 2004-2019, ПАО «Совкомбанк». Все права защищены.