257 просмотров

Дистанционная работа: правила организации

Автор: Мария Фирсова, 20/05/2020
Актуальность дистанционной работы зашкаливает в нынешних условиях. Как устроиться на подобную работу? Что требуется для перевода в такие условия? А главное – готовы ли к этому сами работодатели?

Сегодня дистанционно работают многие, говорят, этот тренд сохранится и в будущем. Но давайте выясним все нюансы такого сотрудничества, а также правила его оформления.

Прежде всего, необходимо уяснить, что есть два типа работы из офиса — надомная и дистанционная. Это не синонимы одной и той же работы, а два принципиально разных понятия. Под надомной работой подразумевают ручной труд. Например, шитье белья, выпечка пирогов и т.д. А дистанционная работа считается интеллектуальной. Так работают программисты, писатели, копирайтеры, переводчики и т.д.

Второй нюанс заключается в том, что работодатель с таким сотрудникам все равно должен обмениваться определенными документами. И вот этот обмен может происходить через электронные документы или через бумажные, которые вы будете пересылать друг другу по почте заказными письмами с уведомлением или отвозить лично.

Если обмен документов происходит электронно, то необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (именно эта подпись, а не иная)! Просто так на email документы не высылаются.

Получив документы электронно, необходимо подтверждение тем же способом. Срок отправки подтверждения определен трудовым договором о дистанционной работе, так что тянуть не следует, а договор свой надо знать.

Документы при приеме на работу

Когда вы принимаете на работу сотрудника, то заключаете с ним трудовой договор. При приеме на дистанционную работу договор все равно необходимо заключить. А для этого вам нужны документы, указанные в ст. 65 ТК РФ.

Эти документы для составления договора будущий сотрудник предоставляет вам лично, по почте или электронно. Вы имеете право как работодатель потребовать предоставить вам нотариально заверенные копии, если личной встречи с сотрудником не будет.

Локально-нормативные акты (ЛНА)

Перед заключением договора вы, как обычно, должны ознакомить сотрудника ЛНА. Это правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных, об оплате труда и т.д. Ознакомить — это не просто дать прочесть, но и получить подпись, что человек это действительно видел. Подпись получаете лично или же этот обмен может происходить электронно.

Трудовой договор

Сегодня трудовой договор может быть как бумажным, так и электронным. Его форма указывается в самом договоре. Если вы заключили электронный трудовой договор, то обязаны направить своему новому дистанционному сотруднику его бумажный экземпляр заказным письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней.

Местом заключение договора указывается место расположение работодателя. А вот местом работы прописывается адрес сотрудника.

Режим работы

Часы работы прописываются в трудовом договоре. Вы можете прописать, что режим работы дистанционный, сотрудник устанавливает по-своему усмотрению, а можете сказать точное время его работы. Если вы указываете точное время, то сотрудник обязан в этот период быть на своем рабочем месте и на связи.

Приказ о приеме

Трудовым договором прием на работу не ограничивается. Вы должны издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ним сотрудника. Сделать это можно в электронной форме.

Трудовая книжка

А вот оформлять трудовую книжку на дистанционного сотрудника не обязательно, но можно, если он выразит инициативу. Трудовой стаж при такой форме работы подтверждается не книжкой, а трудовым договором. Кроме того, помним, что сейчас трудовую книжку можно оформить и вести электронно.

Если же будущий сотрудник все-таки захочет, чтобы данные внесли в бумажную трудовую книжку, то ему необходимо направить ее по почте заказным письмом с уведомлением в адрес работодателя или принести лично. Указывать в трудовой, что работник является дистанционным не надо. Все записи вносятся на общих основаниях.

Формы СЗВ-ТД, СЗВ-М на дистанционного сотрудника необходимо заполнить.

Штатное расписание

Дистанционный сотрудник находится в штате организации, поэтому его должность, оклад, надбавки отражаются в штатном расписании.

Отпуск

Дистанционному сотруднику предоставляются ежегодные и иные виды отпусков по общим правилам.

Больничные

Больничные листы по болезни или беременности и родам оформляются и оплачивают такому работнику, как и штатному. Но направляет он их работодателю, если получил в бумажном виде, заказным письмом с уведомлением.

Командировки

Как бы это ни звучало, но вызов в офис даже на один день в условиях удалённой работы является командировкой. Если в трудовом договоре не указана обязанность сотрудника приезжать в офис в определенные дни, то однодневный вызов к месту работодателя будет является командировкой. Оформите все соответствующие приказы, оплатите расходы на дорогу, а суточные за однодневный командировки начислять не нужно.

Увольнение

Увольнение происходит по общим правилам. Работодатель может предусмотреть дополнительные основания для увольнения дистанционного сотрудника. Сюда можно отнести неэффективную работу, потерю связи с работодателем, не предоставление отчетов в срок. Не забудьте прописать эти дополнительные условия увольнения в трудовом договоре, тогда у вас никогда не возникнет споров с трудовой инспекцией. Ведь это всегда не самые приятные разговоры.

Вы можете ознакомить дистанционного сотрудника с приказом об увольнении в электронной форме. Но все равно обязаны отправить копию приказа сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Если трудовая книжка находится у работодателя, то при увольнении направьте ее заказным письмом по почте. Правда, не забудьте предварительно получить письменное согласие на передачу документов по почте от работника.

Оборудование

Если вы передаете сотруднику необходимое для исполнения обязанностей оборудование, непременно оформите акт приема-передачи оборудования. Если сотрудник использует свое оборудование для работы, то в трудовом договоре или в ином документе можно предусмотреть компенсацию за пользование таким оборудованием.

Работодатель обязан ознакомить дистанционного сотрудника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами.

Дистанционный сотрудник может попросить документы и справки с работы. Когда в заявлении не указан электронный способ передачи, работодателю необходимо отправить запрашиваемые документы заказным письмом с уведомлением.

Переводим сотрудников на дистанционную работу в связи с пандемией

В первую очередь издаем общий приказ по организации о переводе сотрудников или их части на дистанционную работу. Здесь же указываем в связи с какими обстоятельствами происходит перевод. Прописываем:

кому поручается составить списки таких сотрудников и в какой срок им следует уложиться;

кто будет ответственным за проверку обеспечения сотрудников всем необходимым оборудованием и техническими средствами;

каким способом осуществляется доставка до адреса дистанционного сотрудника;

кто ответственный за разработку схемы документооборота.

Порядок должен быть во всём. Поэтому необходимо с каждым сотрудником заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Здесь стоит прописать условия дистанционной работы, которые меняют условия трудового договора, и издать приказ на каждого сотрудника о его переводе на дистанционную работу.

При необходимости составляется акт приема-передачи оборудования, если это нужно для организации дистанционной работы.

Не упустите важную деталь! Перевод сотрудника на дистанционную работу в любом случае изменит условия трудового договора. В обычном трудовом процессе работодатель должен уведомить сотрудника о таких изменениях за 2 месяца. Но если сотрудник напишет заявление с просьбой перевода на дистанционную работу, то такой перевод возможен в тот же день. Учитывая мировую ситуацию, сотрудники пойдут навстречу, руководствуясь разумом.

Обособленного подразделения по месту работы сотрудника не возникает.

Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши "Ctrl" и "Enter" и повторите код с картинки. Спасибо!
Купить
Школа бизнеса «Я - предприниматель» это информационный проект ПАО «Совкомбанк».
Цель школы - помочь в финансовой грамотности предпринимателям России и широкому кругу граждан, собирающихся стать предпринимателями.
Генеральная лицензия Банка России №963 от 5 декабря 2014 года © 2004-2019, ПАО «Совкомбанк». Все права защищены.